Dokumentation! Eller: hur vet vi det vi vet om kulturarvet?

Det finns mängder med information om kulturarvet. Men vad ska all denna information användas till?  Och var finns den?

De flesta som arbetar med kulturarv dokumenterar. Dokumentation av föremål, byggnader och konst skapas på museer, inom Svenska Kyrkan, på högskolor och universitet, på länsstyrelser, av myndigheter och av företag. Olika yrkesgrupper dokumenterar olika saker, på olika sätt och med olika syften. Vissa dokumenterar objektens utseende och betydelse, andra dokumenterar historia och proveniens. Ytterligare några dokumenterar de beslut som tas om kulturarvet i handläggningsprocesserna. Jag som skriver är utredare inom samlingsförvaltning och är i botten konservator. För mig står ordet dokumentation för åtgärdshistorik och för kulturarvets tillstånd.

Standarder för dokumentation

Det är bra om alla som arbetar inom kulturvård kan förstå och använda varandras dokumentation. Dokumentationen är ett av konservatorers, antikvariers och arkeologers viktigaste verktyg i det dagliga arbetet. Kulturvårdare arbetar ofta med objekt som är tänkta att finnas kvar länge, kanske i många hundra år till. Det är en svår uppgift att dokumentera på ett sätt som både är användbart idag och som är förståeligt för människor i framtiden.

Det finns flera standarder som kan underlätta och som är användbara för dig som arbetar med museisamlingar, byggnader eller fornlämningar. Riksantikvarieämbetet har tidigare översatt samlingsförvaltningsstandarden Spectrum, och förra årets Samlingsforum Tänka tillsammans handlade till stor del om just standarder. Och ingen har väl missat att  Riksantikvarieämbetet har friköpt SIS-standarder inom kulturarvsområdet under 2018-2020?

Definitionen av ordet dokumentation i standarden Generella termer och definitioner är:

“registrerad information som skapats, insamlats, förvaras och underhålls för samtida och framtida bevarande samt som referens“

Det står att ordet kan avse både själva handlingen (att dokumentera) som den produkt som skapas av handlingen (dokumenten). Den citerade standarden är för övrigt en bra grund för en gemensam utgångspunkt för olika yrkesgrupper vid dokumentation. Här finns definitioner av grundläggande ord som tillstånd, konservering och restaurering.

En annan bra utgångspunkt är standarden Kulturvårdsprocess – Beslut, planering och implementering. Här anges att dokumentation av kulturarvet är en pågående aktivitet som aldrig tar slut. Det står också att det på förhand ska fastställas vem som har ansvar för dokumentationen vid alla kulturvårdsåtgärder.

Vad är det som är så viktigt?

En relevant fråga som ofta lyfts när dokumentation som klimatdata och tillståndsrapporter diskuteras är om allt verkligen ska sparas. Vad ska museernas transporthistorik, packprotokoll eller tillståndsrapporter vara bra för i framtiden?

Två aktuella exempel illustrerar hur viktig informationen kan visa sig vara i oväntade och oönskade situationer. Det första exemplet är Svanskogs nedbrunna hembygdsgård där både arkiv och annat material har gått förlorat. Det andra exemplet handlar om de stulna och återfunna riksregalierna från Strängnäs domkyrka. Där är god fotodokumentation och textbeskrivningar nödvändiga för att kunna identifiera återfunna objekt och försäkra sig om att de inte är kopior.

Dokumentation av kulturarvets tillstånd och tidigare åtgärder används vid överenskommelser och avtal, exempelvis lån mellan museer, eller vid ägarbyte som proveniens. Den används som beslutsunderlag för att prioritera vilka kulturvårdande insatser som är mest akuta, och för att utvärdera om våra metoder för att bevara är bra eller dåliga. Idag vet vi dessutom att information kan användas på helt oväntade sätt i framtiden förutsatt att den finns. Ett exempel som här kan ge en glimt av framtiden är projektet Coming Clean, där konserveringsdokumentation från National Trusts databaser har använts för att försöka förstå hur beslut om bevarandeåtgärder egentligen tas.

Områden inom dokumentation där det saknas standarder

I dagarna har Nationalmuseum lagt upp dokumentation från en dokumentationskonferens som hölls på museet i december 2018. På konferensen deltog ett 100-tal konservatorer. De var rörande överens om att det finns områden där det fortfarande saknas standarder. Terminologi för skador och åtgärder på svenska och krav för olika typer av data var två av dessa.

Tillgängligt – men bara till viss del

Konservatorerna på konferensen menade att det är svårt att komma åt rapporter om tidigare åtgärder, trots att man vet att dokumentationen har utförts. Spännande fakta om kulturarvet kan finnas inbäddad i konserveringsrapporter, tillståndsrapporter, mätdata från klimatmätningar, fotografier och 3D-modeller; i datamängder men först och främst på hyllmetrar. För att framtidens människor ska kunna veta varför kulturarvet ser ut som det gör behöver åtgärdshistorik och beslutsresonemang finnas tillgängliga.

Vems ansvar?

Vem ska betala för alla de timmar som kulturvårdare lägger på dokumentationen? Och vem har ansvar för att förvalta all denna information?

På Nationalmuseums konferens påpekade konservatorer att det finns brister i beställarkompetensen av såväl konservering- som byggnadsvårdsåtgärder. Beställare av uppdrag känner ofta inte till att det finns standarder. Konservatorer berättar att de fått ta på sig ansvar att utföra dokumentationen ändå, trots att beställarna inte vill kännas vid den. Några av konservatorerna på konferensen önskade att tillståndsgivande myndigheter skulle ställa krav på att dokumentation ska ske enligt standarder.

En svårighet som lyftes fram var att det saknas infrastrukturer för att spara dokumentation på ett sätt som är åtkomligt i framtiden. Konserveringsrapporter arkiveras, men inte alltid digitalt. De hamnar sällan i sökbara register. Ofta finns informationen i långa textmassor i pappersrapporter men idag vill många söka på nätet istället för att gå till fysiska arkiv. En annan svårighet är att det fortfarande inte verkar vara självklart vem som äger och ansvarar för informationen: utföraren, objektets ägare eller myndigheter.

Mer om dokumentation

Ett tips om du är sugen på ännu mer dokumentationstankar är pod-serien med tre avsnitt från Nationalmuseums dokumentationskonferens: Det var en gång!