Idag används PDF-formatet flitigt i Sverige. Det används både för böcker, långa rapporter, handböcker, vägledningar och liknande, men även till brev, inbjudningar och andra väldigt korta texter.
Här kommer en kort genomgång av några av de största problemen med att använda PDF. Det mesta av denna text är hämtad och översatt från UK Gov.
De storleksanpassas inte för olika typer av skärmar
På en responsiv (mobilanpassad) webbplats (som till exempel raa.se) så justeras och flyttas de olika delarna för att anpassas till besökarens skärm och webbläsare. PDF-filer däremot är inte gjorda för att ha en flexibel layout. De kräver ofta en hel del in- och utzoomning och både vertikal och horisontell scrollning. Det är speciellt problematiskt när det gäller långa dokument och på små enheter som mobiltelefoner.
PDF är inte framtaget för att läsas på en skärm
Människor läser på många olika sätt på webben så det är mycket viktigt att man skapar innehåll som är tydligt, kortfattat och strukturerat och att man fokuserar på vad användaren behöver. Ett PDF-dokument som är gjort för att skrivas ut passar inte alls in i en webb-kontext och kommer ofta att ge en dålig användarupplevelse.
Det är svårare att analysera användningen
Man kan inte få lika mycket information om hur användarna använder PDF-dokumenten. Man kan spåra hur ofta ett dokument laddas ner men vi kan inte mäta hur ofta dokumentet läses och används.
Man kan inte heller mäta hur länge de har haft dokumentet öppet eller vilka länkar de har klickat på. Det gör det svårare att ta reda på vilka problem som finns och vilka åtgärder som behövs göras, till exempel när det gäller trasiga länkar i dokumentet.
De orsakar svårigheter när det gäller navigation och orientering
Beroende på användarens enhet och webbläsare så kan en PDF öppnas i ett nytt webbläsarfönster, i en ny flik eller i en separat app och ibland laddas de automatiskt ner till användarens enhet. Men man lämnar alltid den webbplats man var på från början när man öppnar en PDF. Det betyder att användaren tappar sammanhanget och navigationen från webbplatsen vilket gör att det blir mycket svårare att gå tillbaka.
Det här är ännu mer ett faktum om användaren kommer direkt till PDF-dokumentet från en sökmotor som till exempel Google. Utan den kontext som webbplatsen ger så kan inte användaren hitta relaterad information eller söka vidare på webbplatsen. Man vet heller inte om det är den senaste versionen man kommer till.
Det är också värt att komma ihåg att även om många enheter och webbläsare har inbyggda PDF-läsare, och att det finns att ladda ner gratis, så finns det fortfarande användare som inte har eller som inte kan ladda ner särskilda PDF-läsare.
De kan vara svårtillgängliga för vissa användare
Användbarheten och tillgängligheten för ett PDF-dokument beror på hur den är skapad. Till exempel behöver den ha en logisk struktur baserad på rubriker och etiketter, ha rätt sorts inställningar och metadata, läsbar brödtext, bra färgkonstrast och textalternativ till bilderna. En fungerande och klickbar innehållsförteckning. Det tar lång tid att göra detta på rätt sätt.
Även om man gör detta enligt bästa praxis så är det ingen garanti för att dokumentet ska uppfylla behovet hos användaren och dennes enhet och läsare. Operativsystem, webbläsare och enheter fungerar inte exakt likadant och så är det också när det gäller hjälpmedel som skärmläsare, förstoringshjälp och läshjälpsprogram.
Vissa användare behöver ändra på webbläsarens inställningar när det gäller färg och textstorlek för att göra webben lättare att läsa. Det är svårt att göra det för innehållet i en PDF. Du kan förstora texten i ett dokument men det finns inga garantier för att radbrytningar ska fungera och texten kan även bli pixlad eller på andra sätt ge en väldigt dålig läsupplevelse. Låser man in innehåll i en PDF så försvårar man för användarna att göra dessa tillgänglighetsanpassningar.
Det är vårt ansvar att se till att användarna kan komma åt informationen vi publicerar. Dessutom så genom att publicera innehållet som HTML så behöver vi inte flera olika format för de användare som inte kan använda PDF-dokument.
En PDF uppdateras inte lika ofta
Jämfört med HTML så är en PDF svårare att uppdatera när den väl är publicerad. Det gör att de inte lika aktivt förvaltas vilket kan leda till trasiga länkar och att användarna får felaktig information. Det är speciellt problematiskt om ett dokument är publicerat i flera olika format. Alla ändringar måste göras i alla versioner vilket kräver mer arbete och ger ett större utrymme för att det ska bli fel.
Användarna laddar dessutom ofta ner en PDF och fortsätter att använda den nedladdade versionen och dela den ’offline’. De kanske inte förväntar sig att innehållet kommer att ändras eller uppdateras och kommer förmodligen inte att gå in på er webbplats för att kontrollera om det har kommit en ny version. HTML-innehåll ligger alltid på samma ställe med en fast länk vilket uppmuntrar användarna att referera till den senaste versionen.
Vi kan heller inte påverka hur andra länkar till vårt innehåll. Det finns inget sätt för användaren att veta om Google, Länsstyrelsen eller andra aktörer länkar till den senaste versionen av dokumentet om man kommer direkt till en PDF från en extern källa.
Det är svårare att återanvända
Det kan vara svårt att återanvända innehållet i en PDF genom att kopiera och klistra in på annan plats. Designen och layouten i en PDF kan ge oväntade resultat, speciellt om texten ligger i flera spalter, inte har strukturerats på ett tillgängligt sätt eller om det har använts inkompatibla typsnitt.
Vi försöker göra det lätt att återanvända vårt innehåll, till exempel genom APIer och göra det lättare att analysera innehållet för kvalitets- och tillgänglighetskontroller. De verktygen fungerar inte med PDF. Att publicera dokumenten som HTML betyder att det kommer att fungera för kommande utvecklingar inom dessa områden, även för användningsområden vi inte vet om idag.
Användarna kan heller inte använda webbläsartillägg som till exempel Google Translate för att översätta innehållet.
Sammanfattning
Ofta publicerar man sitt material som en PDF endast för att så har man ju alltid gjort, och för att man tänker att användaren kommer att skriva ut dokumentet. Men de flesta skriver faktiskt inte ut dokumentet, speciellt inte om det är på flera hundra sidor. Dessutom så går det för det mesta alldeles utmärkt att skriva ut webbsidor också. I de fall det inte går bra att skriva ut, kontakta webbplatsansvarige och be dom fixa så att det går.
Det är idag väldigt lätt att skapa långa webbsidor med en autogenererad klickbar innehålls förteckning.
Men finns det inga andra alternativ? Jadå, till exempel kan ePub vara ett alternativ. ePub är ett HTML-format och är perfekt för att läsa riktigt långa dokument. Tyvärr är det fortfarande lite krångligt att spara som ePub och det är heller inte alla webbläsare som läser ePub. Vilket är konstigt.
/Henrik Löwenhamn
Kommunikatör och ansvarig för www.raa.se
